Ngày mai, 2-4-2019, bộ công cụ đám mây G Suite sẽ chính thức tăng giá
trên toàn thế giới. Một bộ công cụ đám mây khác được biết đến nhiều hơn ở Việt
Nam là Office 365 thì lại đang khuyến mãi giảm giá 50%. Hai công cụ này khác
nhau thế nào và dùng cái nào thì tốt hơn?
Người dùng – đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN)
- ở Việt Nam chưa có sự quan tâm nhiều đến các bộ công cụ đám mây như Office
365 hay G Suite, không phải vì họ không dùng những tính năng của chúng mà cơ
bản vì người Việt Nam thường dùng… phần mềm không có bản quyền và không phải
trả tiền! Trên thực tế, hầu như tất cả các DNVVN – và cả cá nhân nữa – sử dụng
máy tính đều phải dùng các phần mềm để soạn thảo văn bản, lập bảng tính, tạo
các bản trình chiếu; để liên lạc với nhau phải cần dùng đến email, chat, các
hội thảo qua mạng…
Ở những nơi tôn trọng bản quyền, tất cả các phần mềm/ứng
dụng trên đều phải trả tiền. Trước nay, người dùng phải mua các phần mềm ấy cài
vào máy để sử dụng. Việc này phát sinh một số bất tiện: người dùng phải trả một
số tiền lớn để sở hữu nhiều phần mềm (hoặc một bộ phần mềm), tốn dung lượng đĩa
để cài phần mềm lên đĩa cứng, gặp phiền phức khi phần mềm bị lỗi, theo thời
gian phần mềm được cập nhật tính năng mới thì bản đã mua đứt và đã cài đặt lên
đĩa không được cập nhật…
Khi Internet phát triển, các công ty lớn như Microsoft,
Google đã đề xuất giải pháp là đưa tất cả lên đám mây. Theo đó, các ứng dụng
cần thiết đều được đưa lên đám mây và chạy trực tiếp trên đám mây. Người dùng
không cần cài đặt lên máy tính, do đó không tốn dung lượng đĩa; không cần kỹ
thuật viên bảo trì phần mềm vì trên đám mây đã có chuyên gia kỹ thuật của hãng
lo; các dữ liệu cũng không cần tốn dung lương ghi lên đĩa cứng mà ghi thẳng lên
đám mây… Cũng nhờ việc đưa mọi thứ lên đám mây mà việc sử dụng phần mềm, truy
cập dữ liệu có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi, bằng mọi thiết bị (máy tính,
tablet, smartphone…).
Thay vì phải mua một lần trọn gói phần mềm thì người dùng
trả tiền theo dạng thuê bao – hàng tháng hoặc hàng năm với số tiền rất nhỏ, mà
lại được cập nhật thường xuyên phần mềm và được hỗ trợ kỹ thuật. Nghĩa là giảm
được hẳn nhân sự bảo trì phần mềm.
Office 365 và G Suite là 2 công cụ được dùng phổ biến nhất
thế giới hiện giờ cho mục đích trên.
So sánh Office 365 và
G Suite
Office 365 và G Suite có những phiên bản (gói) khác nhau
dành cho các đối tượng khác nhau. Ở đây ta so sánh giữa 2 gói rẻ nhất của mỗi
loại với nhau. Với G Suite, đó là G Suite Basic. Với Office 365, đó là Office
365 Business Essentials.
Về tính năng chung: G Suite Basic bao gồm: Gmail, Drive,
Lịch, Hangouts Chat, Meet, Sites, Groups, Docs (Tài liệu, Bảng tính, Trình
chiếu), Google+, và Admin. Office 365
Business Essentials bao gồm: Email Exchange, OneDrive, SharePoint, Skype for
Business, Teams, Office Online (Word, Excell, PowerPoint) và Admin. Nhận xét:
Cả 2 đều có những ứng dụng cần thiết cho công việc quản lý, công tác văn phòng.
Về tính năng email: G Suite sử dụng Gmail trong khi Office
365 sử dụng Email Exchange. Cả 2 đều đảm bảo nhiều yếu tố như bảo mật, ổn định,
tốc độ cao. Gmail rất quen thuộc và dễ sử dụng với người dùng, trong khi Email
Exchange không quen thuộc với người sử dụng cá nhân nhưng phù hợp với doanh
nghiệp lớn. Dung lượng lưu trữ hộp thư đến: Gmail 30GB, Exchange: 50GB.
Về tính năng lưu trữ và chia sẻ dữ liệu: G Suite có Drive,
Office 365 có OneDrive. Dung lượng lưu trữ tối đa của Drive là 30G, trong khi
OneDrive là 1TB. Khả năng chia sẻ và phân quyền của cả 2 ngang nhau. Khả năng
đồng bộ hóa với thiết bị của Drive hơn hẳn OneDrive . Nếu quan tâm tới năng lực
chia sẻ và khả năng kiểm soát, khả năng đồng bộ hóa thì nên chọn G Suite. Nếu
quan tâm đến năng lực lưu trữ lớn thì chọn OneDrive.
Về tính năng làm việc nhóm và cộng tác: G Suite sử dụng
Docs, còn Office 365 sử dụng Office Online. Bộ phần mềm Office đã quá quen
thuộc với người dùng (Excel, Word, PowerPoint…) nên tính năng này Office 365 có
ưu thế hơn hẳn G Suite.
Về khả năng quản lý của quản trị viên: G Suite có một hệ
thống rất mạnh để kiểm soát hệ thống, Office 365 mặc dù có rất nhiều tính năng
nhưng thiết kế của Microsoft rất phức tạp dẫn đến người quản trị rất khó vận
hành và khó có thể khai thác hết năng lực của phần mềm này.
Về chi phí và giá cả: G Suite Basic có giá 6 USD/người
dùng/tháng tại thị trường quốc tế (giá mới từ 2-4-2019) và 4,2 USD/người
dùng/tháng tại thị trường Việt Nam (đã giảm giá 30%). Office 365 Business
Essentials có giá 5 USD/người dùng/tháng tại thị trường quốc tế và 2,5 USD/người
dùng/tháng tại thị trường Việt Nam (đã giảm giá 50%). Như vậy, về chi phí, sau
ngày 2-4-2019 G Suite sẽ có giá cao hơn giá của Office 365.
Về hỗ trợ kỹ thuật: Cả Google và Microsoft đều cung cấp hỗ
trợ 24/7 dành cho quản trị viên với hơn 10 ngôn ngữ phổ biến qua email, chat,
điện thoại. Trên thực tế, việc liên hệ đội hỗ trợ của Google tại Việt nam là
thuận lợi hơn vì dễ dàng tìm thấy thông tin liên hệ và thiết kế trang kết nối
của Google dễ tìm kiếm hơn của Microsoft.
Trên đây là những nhận định về 2 đối thủ xứng tầm với nhau: G
Suite và Office 365. G Suite phổ biến với cá nhân và doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt
là có ưu thế về sự quen thuộc và tiện dụng của Gmail. Office 365 phổ biến với
doanh nghiệp và doanh nghiệp lớn, đặc biệt phù hợp với các nhân viên văn phòng
đã quá quen thuộc với bộ Office vũ. Về giá cả, hiện giờ G Suite có cao hơn
Office 365 một ít, nhưng điều này có thể thay đổi trong tương lai gần nếu
Microsoft có chính sách mới về giá.
Phạm Hoài Nhân
Lao động Đồng Nai - 01/04/2019
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét