Ích lợi của việc chia
sẻ file
Khi bạn cần gửi một hoặc nhiều tài liệu, văn bản, hình ảnh…
đến ai đó, thường thỉ bạn sẽ gửi email và attach
các file đó vào mail. Với Google Drive bạn có thể thay đổi cách làm, tiện lợi
hơn nhiều, đó là Chia sẻ (Share)
file.
Hãy lấy một thí dụ như thế này:
Bạn là một phóng viên đang tác nghiệp ở xa. Bạn viết bài,
chụp ảnh, gửi về tòa soạn. Bạn sẽ làm như sau:
-
Tải các file đó lên Google Drive của bạn.
-
Chia sẻ chúng
cho người biên tập.
Biên tập viên được chia sẻ có thể ngồi trên máy ở tòa soạn
(bất cứ máy nào), truy cập vào Google Drive của anh ta là có thể mở ra, xem,
sửa các file của bạn.
File đã biên tập xong thì những cập nhật của nó cũng sẽ được
bạn biết ngay khi xem lại trên Google Drive của mình.
Một lợi điểm nữa của Google Drive là nó còn là nơi lưu trữ.
Nếu như bạn gửi mail với file attached thì người nhận phải lưu file đó ra một
chỗ nào đó để xử lý, còn nếu chia sẻ qua
Google Drive thì mặc nhiên file đó đã nằm trên Google Drive rồi. Thuận tiện hơn
nữa là ở màn hình Google Drive còn có một thanh tìm kiếm giống như thanh tìm
kiếm của Google. Bạn có thể gõ cụm từ tìm kiếm cần thiết vào thanh đó, Google
sẽ tìm kiếm trong các file đang có ở
Google Drive của bạn. Việc tìm kiếm này không thể thực hiện được nếu bạn
lưu file trên các ổ đĩa trên máy tính của mình.
Cách chia sẻ
- Trong cửa sổ Google Drive, nhấp vào ô vuông trống phía
trước file (hoặc nhiều file) cần Chia sẻ.
- Nhấp vào icon
hình đầu người và dấu cộng ở trên để Chia
sẻ. Khung hội thoại sau sẽ hiện ra:
Trong ô Invite people,
bạn hãy nhập địa chỉ mail của người mà bạn muốn chia sẻ. Có thể nhiều người
cũng được, khi ấy các địa chỉ mail cách nhau bằng dấu phẩy.
Ô bên phải dùng để bạn xác định quyền hạn của người được
chia sẻ. Có 3 mức: Can view (chỉ có thể
xem), Can comment (được phép nhận
xét), Can Edit (được phép sửa chữa).
Nếu bạn nhấp vào ô Notify
people via email, thì người được chia sẻ sẽ nhận được thư thông báo qua
email.
Hoàn tất bằng cách bấm Send.
Nếu người được chia sẻ có tài khoản Google, thì những file
được chia sẻ này nằm trong folder Được
chia sẻ với tôi (Shared) trong Google Drive. Nếu người được chia sẻ không
có tài khoản Google, thì họ nhận được một đường link, nhấp vào đường link này
sẽ mở ra file được chia sẻ.
Đồng bộ hóa
Một tính năng tuyệt vời của Google Drive là đồng bộ hóa (synchronize). Muốn sử dụng
tính năng này bạn phải cài đặt trình ứng dụng Google Drive. Bạn có thể cài
trình ứng dụng này bất cứ lúc nào bằng cách nhấp vào mục: Install your drive for computer ở góc dưới của
thanh bên trái.
Trình ứng dụng sẽ được tải về và bạn cài đặt từng bước theo hướng dẫn của
chương trình.
Khi cài đặt xong, ứng dụng sẽ tạo trên đĩa cứng máy tính của
bạn một folder tên là Google Drive có nội dung y hệt như Google Drive trên
mạng. Đồng thời ứng dụng này sẽ tự chạy mỗi khi bạn khởi động máy.
Điều gì sẽ xảy ra khi đã cài đặt Google Drive trên máy tính?
Bất cứ sự sửa chữa,
thêm bớt gì trên folder Google Drive ở máy tính sẽ được cập nhật (đồng bộ hóa) ngay ở Google Drive trên mạng,
và ngược lại.
Như vậy, bạn sẽ không cần phải upload file lên Google Drive
nữa. Bạn chỉ cần bật máy tính lên, tạo file, folder trên Google Drive ở trên
máy tính, rồi sửa chữa file bằng những chương trình quen thuộc như Excel, Win
Word… Tất cả những sửa chữa, thêm bớt ấy đều được cập nhật trên mây.
Hãy trở lại thí dụ về anh phóng viên ở trên. Thay vì chia sẻ
cho ban biên tập từng file, anh sẽ tạo trên Google Drive một folder tên BAIVIET
chẳng hạn, và chia sẻ folder đó. Lúc
bấy giờ, ở đĩa cứng trên máy tính của anh phóng viên cũng có folder tên BAIVIET
nằm trong folder Google Drive. Anh chỉ việc viết bài, tạo file, chép hình vào
folder này, mặc nhiên ban biên tập có thể xem và xử lý tất cả mà chẳng cần gửi
mail gì cả!
Việc đồng bộ hóa này còn đặc biệt tiện lợi nữa là: do không
phải chạy trên browser (Internet Explorer, FireFox hay Chrome…) mà xử lý các
file trực tiếp trên máy tính nên hoàn toàn có thể sử dụng các phần mềm quen
thuộc như Excel, Word, Photoshop…
Thế nào, nếu bạn thấy hấp dẫn thì hãy ứng dụng ngay đi để
tận dụng ưu thế của điện toán đám mây nhé!
Phạm Hoài Nhân
LĐĐN - 10/03/2014
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét